Eine lückenlose Brandschutz-Dokumentation ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern schützt Sie auch im Haftungsfall. Erfahren Sie, welche Dokumente Sie benötigen und wie lange diese aufzubewahren sind.
Welche Dokumente sind Pflicht?
Prüf- und Wartungsprotokolle
- Prüfprotokolle für Feuerlöscher
- Wartungsnachweise für Brandmeldeanlagen
- Prüfberichte für RWA-Anlagen
- Protokolle für Fluchtweginspektionen
- DGUV-Prüfprotokolle für elektrische Anlagen
Planungsunterlagen
- Flucht- und Rettungswegplan
- Brandschutzkonzept (bei Sonderbauten)
- Feuerwehrpläne
- Brandschutzordnung (Teil A, B, C)
Schulungsnachweise
- Teilnehmerlisten von Brandschutzübungen
- Nachweise über Unterweisungen
- Qualifikationsnachweise des Brandschutzbeauftragten
Aufbewahrungsfristen
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist | |---|---| | Prüfprotokolle Brandschutzanlagen | Mindestens 5 Jahre | | Wartungsnachweise | Mindestens 5 Jahre | | Schulungsnachweise | 3 Jahre (nach Ende des Arbeitsverhältnisses) | | Brandschutzordnung | Solange gültig + 5 Jahre | | Unfallberichte mit Brandursache | 30 Jahre |
Hinweis: Längere Aufbewahrungsfristen können sich aus Versicherungsverträgen oder baurechtlichen Anforderungen ergeben.
Anforderungen an die Dokumentation
Revisionssicherheit
Brandschutzdokumente müssen:
- Unveränderbar und fälschungssicher sein
- Mit Datum und Unterschrift versehen sein
- Nachvollziehbar die Prüfer ausweisen
- Lückenlos sein (keine fehlenden Zeiträume)
Zugänglichkeit
- Dokumente müssen für Behörden jederzeit zugänglich sein
- Bei Feuerbeschau: sofort vorlegen können
- Für Versicherungen: auf Anfrage bereitstellen
Digitale vs. papierbasierte Dokumentation
Vorteile der digitalen Dokumentation
- Keine verlorenen Dokumente
- Sofortiger Zugriff von überall
- Automatische Fristen-Erinnerungen
- Einfache Suche und Filterung
- Audit-Trail (wer hat was wann geändert)
Anforderungen an digitale Systeme
Digitale Brandschutz-Dokumentation muss GoBD-konform sein:
- Unveränderbarkeit der Dokumente
- Nachvollziehbare Änderungshistorie
- Backup und Datensicherung
- Exportmöglichkeit in gängige Formate
FireLog erfüllt alle diese Anforderungen und ist speziell für die rechtssichere Brandschutzdokumentation entwickelt.
Häufige Fehler bei der Dokumentation
- Prüfprotokolle werden nicht aufbewahrt
- Dokumente sind nicht datiert oder signiert
- Lücken im Prüfverlauf (fehlende Jahre)
- Veraltete Flucht- und Rettungspläne
- Schulungsnachweise fehlen
Häufige Fragen
Muss ich die Dokumente im Original aufbewahren? Digitale Kopien sind in der Regel ausreichend, wenn die Anforderungen an die Revisionssicherheit erfüllt sind.
Was passiert bei unvollständiger Dokumentation? Bei Bränden oder Prüfungen kann dies zu erheblichen Haftungsrisiken führen. Versicherungen können Leistungen verweigern.
Wann muss ich Dokumente vorlegen? Bei Feuerbeschau, behördlichen Prüfungen und auf Anfrage der Versicherung — sofortige Vorlagepflicht.