Brandschutzdokumentation Excel: Vorlage Feld für Feld ausfüllen
Die Excel-Vorlage besteht aus zwei Arbeitsblättern: einem Prüffristen-Register und einem Begehungsprotokoll. Hier steht, was in welche Spalte gehört, was die Vorlage selbst berechnet und wo Sie nachdenken müssen.
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Eine Excel-Datei mit den vier beschriebenen Tabellenblättern.
Aufbau: vier Tabellenblätter
- Anleitung: Kurzanleitung, Hinweis zu den Intervallen und Abgrenzung.
- Prüffristen: Register mit 15 vorbelegten Zeilen und Platz für weitere Anlagen.
- Begehungsprotokoll: Kopfbereich, Prüfpunkte in zehn Bereichen und Mängelverfolgung.
- Quellen: Rechtsgrundlagen mit Abschnittsnummer.
Zum Ausprobieren in drei Schritten: Zeilen löschen, die es im Betrieb nicht gibt; in Spalte G die letzte Prüfung eintragen; in Spalte K den Status lesen. Mehr braucht das Register zum Start nicht.
Tab „Prüffristen“: die 11 Spalten
| Sp. | Feld | Art | Ausfüllhinweis |
|---|---|---|---|
| A | Brandschutzeinrichtung / Prüfart | vorbelegt | 15 Zeilen sind vorbelegt, von Feuerlöschern bis zur Sicherheits- und Fluchtwegkennzeichnung. Zeilen, die es im Betrieb nicht gibt, löschen; fehlende Anlagen unten anfügen. |
| B | Standort / Bereich | ausfüllen | Gebäude, Geschoss oder Abteilung eintragen. Gibt es mehrere Standorte, je Standort eine eigene Zeile oder eine eigene Datei führen. |
| C | Anlagen-Nr. / Kennzeichnung | ausfüllen | Die Nummer, die auch am Gerät oder im Plan steht, damit Prüfbericht und Zeile eindeutig zusammenpassen. |
| D | Prüfintervall (Regel) | vorbelegt | Beschreibt die allgemeine Regelfrist als Text. Kürzere Fristen aus Herstellerangaben, Sonderbauvorschriften, Auflagen der Bauaufsicht oder des Versicherers gehen vor. |
| E | Intervall (Monate) | Zahl, überschreibbar | Wird für die Fälligkeit gebraucht. Bei fünf Zeilen ist die Spalte leer, weil die Rechtsgrundlagen kein festes Intervall nennen: Das Intervall legen Sie anhand der Gefährdungsbeurteilung bzw. der Herstellerangabe selbst fest. |
| F | Rechtsgrundlage | vorbelegt | Norm oder Regel mit Abschnitt, zum Nachschlagen. Der Tab „Quellen“ listet sie gesammelt. |
| G | Letzte Prüfung | Datum eintragen | Das Datum der letzten Prüfung bzw. Wartung laut Nachweis der Fachfirma — nicht das Datum der Eintragung. |
| H | Nächste Prüfung | Formel | Berechnet sich aus G und E (Datum plus Monate). Nicht überschreiben; solange G oder E fehlt, bleibt die Zelle leer. |
| I | Prüfer / Fachfirma | ausfüllen | Name der Person oder Firma, die geprüft bzw. gewartet hat. |
| J | Ergebnis / Bemerkung | ausfüllen | Kurz festhalten, ob die Prüfung ohne Beanstandung war, und auf Berichte oder Mängelzeilen verweisen. |
| K | Status | Formel | Zeigt „offen“ (noch keine Fälligkeit berechnet), „ÜBERFÄLLIG“, „BALD FÄLLIG“ (innerhalb von 30 Tagen) oder „OK“. Unter der Tabelle zählt eine Übersicht die Zeilen je Status. |
Tab „Begehungsprotokoll“: Kopf und 10 Spalten
Der Kopfbereich nimmt Betrieb bzw. Objekt, Datum der Begehung, die durchführende Person und weitere Teilnehmer auf; am Ende stehen zwei Unterschriftszeilen (Begehung und Verantwortlicher).
| Sp. | Feld | Ausfüllhinweis |
|---|---|---|
| A | Nr. | Laufende Nummer des Prüfpunkts; neue Punkte unten anhängen. |
| B | Prüfbereich | Zehn Bereiche, von „Feuerlöscher“ über „Flucht- und Rettungswege“ und „Brandschutzordnung“ bis „Dokumentation“. |
| C | Prüfpunkt | Die Frage für den Rundgang, zum Beispiel ob der Instandhaltungsnachweis vorhanden und die Frist eingehalten ist. |
| D | Rechtsgrundlage | Regelwerk je Prüfpunkt, etwa ASR A2.2 oder ASR A1.3. |
| E | Ergebnis | Auswahlliste: „i. O.“, „Mangel“ oder „nicht zutreffend“. Eine andere Eingabe warnt die Vorlage. |
| F | Festgestellter Mangel | Nur bei „Mangel“: beschreiben, was und wo. |
| G | Maßnahme | Was zur Behebung getan wird. |
| H | Verantwortlich | Eine benannte Person, nicht eine Abteilung. |
| I | Frist | Datum, bis zu dem der Mangel behoben sein soll. |
| J | Erledigt am | Wird nach der Behebung nachgetragen und schließt die Zeile. |
Lieber auf Papier begehen? Die Brandschutzbegehung-Checkliste als PDF nennt zu jedem der 29 Prüfpunkte die Fundstelle in der ASR A2.2 oder ASR A2.3.
Excel ist der Anfang
Wenn Erinnerungen, Fotos zu Mängeln oder mehrere Standorte dazukommen, lohnt der Blick auf eine Software. Die Wege im Vergleich:
Papier, Excel, Fachfirma oder Software →Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Tabelle für die Brandschutzdokumentation?
Als Arbeitshilfe für die laufende Dokumentation ja: Prüffristen mit Fälligkeit und ein Begehungsprotokoll mit Mängelverfolgung lassen sich in Excel führen. Excel erinnert aber nicht von selbst, die Pflege liegt bei einer Person, und für mehrere Standorte wird die Tabelle schnell unübersichtlich. Die Vorlage ersetzt weder Gefährdungsbeurteilung noch Brandschutzkonzept noch die Prüfung durch Fachkundige.
Muss ich die vorbelegten Intervalle übernehmen?
Die vorbelegten Intervalle sind allgemeine Regelfristen. Kürzere Fristen aus Herstellerangaben, Sonderbauvorschriften, Auflagen der Bauaufsicht oder Vorgaben des Versicherers gehen vor; die Spalte „Intervall (Monate)“ lässt sich dafür überschreiben.
Warum sind einzelne Intervalle leer?
Für ortsveränderliche Betriebsmittel, die Auffrischung der Brandschutzhelfer, die Aktualität der Flucht- und Rettungspläne, Feststellanlagen und die Kennzeichnung nennen die Rechtsgrundlagen kein festes Intervall. Die Felder bleiben bewusst leer und werden anhand der Gefährdungsbeurteilung bzw. der Herstellerangabe ausgefüllt.
Gibt es die Vorlage auch als Word- oder PDF-Datei?
Die Brandschutzbegehung gibt es als PDF-Checkliste mit 29 Prüfpunkten; die Brandschutzordnung als Word-Vorlage. Das Register mit Fälligkeitsberechnung gibt es als Excel-Datei.
Fristen automatisch im Blick
Feuerakte erinnert per E-Mail vor fälligen Prüfungen und führt Mängel mit Verantwortlichem und Frist nach. Fordern Sie die Demo per E-Mail an.
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